Toplantı programlarımızı yaparken özetle şu hususlara özellikle dikkat etmeliyiz:

• Toplantının gündemi belirlenmeli, önceden katılımcılara iletilmeli.
• Toplantı için tüm katılımcılar gündeme göre hazırlık yapmalı, görevlendirmeler yapılmalı.
• Toplantının başlangıç ve bitiş saatleri belirlenmeli, duyurulmalı ve toplantı sırasında belirlenen saatlere uyulmalı.
• Periyodik toplantıların standart katılımcıları olmalı.
• Toplantılar karar alma odaklı olmalı.
• Toplantı karar ve sonuçları mutlaka yazılı olarak tutanak haline getirilmeli, katılımcılara gönderilmeli, görevlendirmeler yapılmalı.
• Aynı konudaki bir sonraki toplantının ilk gündem maddesi, bir önceki toplantı kararlarının uygulama sonuçlarının değerlendirilmesi olmalı.