Bülent FİDAN          bfidan@fidanconsulting.com

 

Bu yazımda sizlere yetkinlik kavramı hakkında temel fikirler vermeye çalışacağım. Yetkinlik kavramından ne anlamamız gerektiğini, işgören seçiminde ve değerlendirmesinde hangi yetkinliklerin dikkate alınması gerektiği konuları üzerinde duracağız.

Yetkinlik kavramı, Vikipedi’de(1) şöyle tanımlanmış; Yetkinlik, genel anlamda yetkin olma durumunu, yani belirli bir alandaki sorumluluk ve/veya görevleri yerine getirebilme durumunda olmayı ifade eder.

Bu anlamı ile özellikle yüksek okulların iki veya dört yıl süren eğitim süreçleri için kullanılır (ayrıca lisans). Söz konusu eğitim sürecinin ilk dönemi için ön yetkinlik (ön lisans) ve uzmanlık edinme safhasına ise üst yetkinlik (yüksek lisans) denir.

Bizim koskoca TDK ‘da Türkçe sözlüğünde şöyle açıklamış yetkinliği; (2)

“Yetkin olma durumu, olgunluk, kemal, mükemmeliyet”

Tabi Türk Dil Kurumunun açıklamasına sözümüz olmaz, tamam anladık deyip konuyu  bitirmek lazım gelir ama olsun biz biraz daha kurcalayalım şu kavramı… 🙂

Bir web taraması yaptığınızda yönetim bilimi açısında yetkinliği; “çalışanların kendi  işlerinde başarılı performans göstermelerine olanak sağlayan kişisel yetenekleri, bilgi, tecrübe ve beceri birikimleridir” şeklinde tanımlamalar karşımıza çıkmakta.

Ülkemizin önde gelen şirketlerinden Koç Topluğuda (3)  çalışanlarında aşağıda yönetsel yetkinliklerin olması gerektiğini belirtiyor;

1. Yön Belirleme 2. Takım Çalışması 3. İletişim 4. İşbirliği Geliştirme 5. Sonuç Odaklılık 6. Yaratıcılık ve Girişimcilik 7.Kendini ve Çalışma Arkadaşlarını Geliştirme 8. Farklılıklara Uyum ve Yönetme 9. Müşteri Duyarlılığı

Dr. Melek Çetinkaya’da (4)  literatürdeki farklı yetkinlik modellerinden alınan unsurları  bir araya getirerek yönetsel yetkinlikleri altı grupta toplamış;

1. Teknik yetkinlikler, 2. İş yetkinlikleri, 3. Bilgi yönetimi yetkinlikleri, 4. Liderlik yetkinlikleri, 5. Sosyal yetkinlikler 6. Kişilerarası yetkinlikler.

Bana göre akademik bir tanım o kadar da önemli değil, konunun uzmanları hocalarımız çok ayrıntılı tanımlamalar, açıklamalar yapmışlar, makaleler ve çok detaylı tez çalışmaları ortyaya koymuşlar. Konu 1973’lere kadar uzanıyor. Prof. David C. McClelland ilk defa 1973 yılında yetkinlik kavramını ortaya atmış, o günden bu yana gündemde. Tabi ki yukarıdaki tanımlamalar ve açıklamalarda yola çıkarak konu hakkında ip uçları da elde edebiliriz. Ama bana göre önemli olan işletmelerde çalışan işgörenlerin hangi yetkinliklere sahip olmasını bilmemizin gerekliliği. Daha öncesinde de işgören seçiminde adayın üstleneceği görevi yerine getirmesi için gereken yetkinlikleri saptamak, ona göre işgöreni seçmek önemli olan.

Bu bilgilerden  yola çıkarak çalışma hayatımızda karşımıza çıkan yetkinlik kavramını daha iyi anlamak, detaylarını incelemek için bir yetkinlik sözlüğünü sizlerle paylaşmak istiyorum. Buradaki temel kavramlar bize yetkinlik başlığı altında neyin ne olduğunu anlatacaktır. Sözlük (5) yetkinlik kavramını daha doğrusu personel seçiminde ve değerlendirilmesinde dikkate alınması gereken yetkinlikleri 3 temel başlık altında incelemiş, bunlar;

Şimdi bunları tek tek inceleyelim;

TEMEL YETKİNLİKLER

1. Öğrenmeye Açıklık:

* Konusu ile ilgili yeni bilgiler edinme, becerilerini geliştirme, güncel kalabilmek için öğrenmeye istekli ve araştırmacı olma

* Yeni bilgiler edinmek ve beceriler geliştirmek için istek ve kapasitesi vardır

* Bilmediğini öğrenmek için çaba gösterir ya da diğerlerine danışır

* İşi ve sosyal yaşamla ilgili bilgisini ve becerilerini artırmak için istekli ve araştırmacıdır.

* Güçlü ve zayıf yönlerini bilir, kendini geliştirmek için çaba gösterir

* Kendini geliştirmek için farklı görev ve sorumluluklar üstlenmeye isteklidir

* İşiyle ilgili geri bildirim almak ister ve eleştiriye açıktır

2. Bilgi Paylaşımı: 

* Sorun çözümleme ve karar verme süreçlerine diğer kişileri de dahil etme, bilgi  paylaşımını,  açık ve dürüst iletişimi  destekleme,   bunlara davranışları  ile örnek olma

* İş   planlarını,  bilgiyi  ve  kaynakları  zamanında  ve  sistematik  olarak  ilgili  kişi  ve birimlerle paylaşır

* İşine  ilişkin faaliyetlerini diğer kişi ve birimlere haber vererek gerçekleştirir,  edindiği bilgileri bu kişi ve birimlerle paylaşır

*  Bilgi almaya ve bilgi vermeye açıktır

* Çalışma sonuçları hakkında ilgili kişi ve birimlere geribildirim verir

3. İletişim  Becerisi: 

* Sözlü  ve  yazılı  iletişim  araçları  ile  beden  dilini  etkili  bir  tarzda kullanarak  düşünce  ve duygularını açıkça ifade etme, bilgi ve görüşlerini  etkili ve anlaşılır biçimde aktarma

* Bilgi  alışverişini  doğru  kişilerle,  doğru  iletişim  araçlarıyla,  zamanında  ve  eksiksiz yapar

* Yazılı ve sözlü iletişimde şirket standart ve kurallarına dikkat eder

* Dinlemeye önem verir, karşısındaki aktif dinler

* Zor ve karmaşık mesajları anlar ve karşı tarafın da anlamasını sağlar

* Farklı ortam ve kişilere uygun bir dil ve yaklaşım kullanır

* Soru sorma becerilerini etkinlikle kullanır

4. Çözüm Odaklılık:

* İşinde karşılaştığı sorunları çözme, sonuç almak için çaba gösterme ve olaylara yapıcı tarzda yaklaşma

* Sorumluluğunda olan işi  gereklerine uygun olarak yürütür ve zamanında sonuçlandırılmasını sağlar

* İşinde karşılaştığı sorunlardan yılmaz, görevlerini yarım bırakmaz

* Sorunlarla baş edebilecek motivasyon ve kapasiteye sahiptir

* Sorunları çözmek için ihtiyaç duyduğu kaynakları bilir ve bunlardan sistematik bir biçimde yararlanır

* İşini yaparken planlı bir şekilde çalışır, hedeflerden sapmaları ve yaşanan güçlükleri çözülmesi gereken sorunlar olarak görür ve alternatif çözüm yolları üretir

5. Kaynakları Etkin Kullanma:

* Kaynakları (emek, malzeme, makine, teçhizat, zaman, doğa  vb.) israf etmeme, etkin ve verimli kullanma ve kaynaklardan en yüksek verimi almak için çaba gösterme

* Amaçlara ulaşmak  için gerekli finansal, zaman, işgücü  ve malzeme kaynaklarını verimli ve akılcı bir biçimde kullanır     İsrafı önlemek için çaba gösterir ve/veya gerekli önlemleri alır

* Kapsamlı ve gerçekçi planlar yapar, zamanını günlük faaliyet ve hedeflerine uygun şekilde yönetir

* Önem ve öncelik belirlerken dikkatlidir ve bu doğrultuda zaman kaybını önlemeye çalışır

6. Ekip Çalışması:

* Belirlenen ortak değer ve hedefler doğrultusunda diğer ekip üyeleri ile uyumlu ve paylaşımcı bir şekilde çalışarak, ekibin motivasyonuna ve performansına katkıda bulunma

* Ekip içinde üstlendiği  görev ve sorumluluklarını eksiksiz ve zamanında yerine getirir

* Üyesi olduğu ekibi benimser, ortak kararlara ve kurallara uyar

* Ekip üyelerinin; kişilik, ihtiyaç ve beklentilerini   anlar, ekibin motivasyonuna katkıda bulunur

* Ekip performansını geliştirmek ve sürekli kılmak için diğer üyelerle uyumlu bir şekilde çalışır.

* Sorun çözerken ve karar verirken diğer ekip üyelerinin görüşlerini dinler, önemser ve farklılıklara saygı gösterir

7. Kurumsal Farkındalık:

* Şirket kültürünü, politikasını, normlarını ve hedeflerini anlama, kurumun değerlerini, ilkelerini ve etik anlayışını benimseme ve iş ortamında mevcut kural ve yönetmeliklere uygun davranışlarda bulunma

* Şirketinin kültürel özelliklerini, yazılı ve yazılı olmayan değer ve normlarını bilir

* Şirket kural ve prosedürlerini bilir ve uygulamaya özen gösterir

* Verdiği kararlarda şirket içi dengeleri ve dinamikleri göz önüne alır, iş yapma biçimi kurum kültürüne uygundur

* İşini yaparken şirketini maddi ve manevi anlamda gözetir

8. Müşteri  Odaklılık: 

* Hizmet yada ürün sunulan iç ve dış müşterilerin ihtiyaç ve beklentilerini anlama, müşteri  odaklı hizmet anlayışını benimseme, müşterileri dinleme ve anlama, müşterilerin ihtiyaçlarını etkinlikle  yorumlayarak kaliteli hizmete ilgi ve bağlılık gösterme, müşteri beklentilerine, ihtiyaçlarına ve memnuniyetine en yüksek önemi verme

* Müşteri ilişkilerinde nezaket kurallarına uyar, onlarla açık ve etkili iletişimde bulunur

* Müşterilerin ihtiyaçlarına, taleplerine ve şikayetlerine öncelik verir

* Müşteriye empati gösterir, sorunları müşteri açısından görebilir, bu sorunlara etkin ve hızlı çözümler bulur

* Müşterinin  şirketi  için  öneminin  farkındadır,  müşteri  memnuniyetini  arttırmak  için önerilerde bulunur

* Müşterilerden geribildirim alarak, hizmet kalitesini geliştirir

* Müşteri beklenti ve isteklerindeki değişmelere hızla uyum gösterir

YÖNETSEL YETKİNLİKLER

1. Analitik Düşünme:

* Neden – sonuç ilişkilerini  kurabilme ve öncelikleri belirleyebilme, alacağı önlemleri tanımlama ve oluşacak sonuçları öngörme.

* Sorunun  kaynağına  inmek  için  sistemleri  ve  süreçleri  neden-sonuç  ilişkisi  içinde inceleyerek veri toplar

* Konuyu sistematik bileşenlerine  ayırır, durumun parçaları arasındaki ilişkileri analiz eder

*  Bütünsel  yaklaşımla  olaylara  ve  durumlara  geniş  açıdan bakar,  doğru  sorunlara odaklanır

2. Planlama ve Organize Etme:

* Hedefleri ve öncelikleri doğru bir şekilde belirleme, ilgili kişi ve birimlerle koordinasyonu ve kaynakları etkin bir şekilde planlama

* İşe ilişkin amaçlara ulaşmak için sistematik çalışma planları oluşturur, kaynakların ve zamanın planlara uygun olarak kullanılmasını organize eder.

* Yapılacak işleri, rol ve sorumlulukları belirler, iş akışını düzenler

* Görev dağılımını yapar ve koordinasyonu sağlar

* Değişen koşullara göre planlarını gözden geçirir ve önceliklerini yeniden belirler

* Verileri analiz eder, mevcut ve değişen koşullar altında olası sonuçları öngörür.

* Risk, fırsat ve tehditleri önceden tahmin eder, alternatif planlar ve yeni çözümler üretir.

3. Karar Verme:

* İşi  ve ekibi ile ilgili konularda isabetli, zamanında ve koşullara  uygun kararlar  verme

* Farklı kaynaklardan doğru  ve hızlı bir biçimde veri toplar, olay ve koşulları  izler, bilgileri geniş bir perspektifte analiz eder

* Mantıklı düşünür, karar verirken olası zarar ve risk faktörlerini dikkate alır

* Karmaşıklık ve belirsizlik içeren durumlarda karşısında tüm alternatifleri değerlendirir

* Verdiği kararların sonuçlarını izler

4. İnisiyatif  Kullanma: 

* Pozisyonu  çerçevesinde  karar  verirken,  belirli  kalıpları  için de kalmayıp, içinde bulunulan duruma göre esnek davranabilme

* İşiyle ilgili risk alırken rasyonel davranır

* Fayda maliyet analizi yaparak fırsatlardan yararlanır

* Verilen yetkileri kararlı bir şekilde kullanır

* Sorumluluğu altındaki konularda gerekli adımları atar

* Konulara kendi yorumunu katar, bunları uygular ve sonuçlarına sahip çıkar

5.Yetki Devri:

* Sorumluluk kendinde kalma koşulu ile uygun yetkilerini astlarına, beraber çalıştığı  ekibe  aktarma, onların bu  yetkileri  kullanarak  gelişmelerini  sağlama,  devredilen yetkinin kullanımını kontrol etme

* Sahip  olduğu  yetkiler  arasında  devredilebilecek  olanları  doğru  olarak  belirler  ve devredilen yetkilerinin sorumluluğunun kendinde olduğunu bilir

* Yetki devrederken astını, beraber çalıştığı ekipteki diğer kişileri gerekli bilgi ve ihtiyaç duyacağı diğer kaynaklarla destekler

* Kişilerin   bilgi,  beceri  ve  diğer  özelliklerine  uygun  olarak  yetki  devreder,  yetki devrederken kendini belirli kişilerle sınırlamaz

*  Devrettiği  yetkilerin  astı  ve  beraber  çalıştığı  ekipteki  kişiler  tarafından  yerine getirilmesini kontrol ederken yapıcı ve destekleyici davranır

6. Koçluk Becerisi:

* Astlarını, beraber çalıştığı  kişileri iyi tanıyarak gelişimlerine  destek olma, etkili geribildirim verme, performanslarını geliştirmelerine katkıda bulunma

* Şirket  strateji  ve  hedeflerinin anlaşılması  ve  benimsenmesi  konusunda  astlarına, beraber çalıştığı ekibe destek olur ve onlara hedeflere ulaşmaları için yol gösterir

* Astlarına, ekibindeki  kişilere,  iş ile  ilgili  bilgi  ve  becerilerini  aktarır  ve  sorunlarını çözmelerine yardımcı olur

* Astlarını, ekibindeki kişileri motive ederek yönlendirir

* Astlarına, beraber  çalıştığı  ekibe  geribildirim  sağlayarak  kendilerini  hangi  alanda, nasıl geliştireceklerini bildirir ve gelişimlerini izler

7.Kâr ve Maliyet Odaklılık:

* Şirketin  stratejik  hedefleri doğrultusunda,  yapılacak  işleri düşük maliyet ve yüksek fayda ile gerçekleştirme.

* Verdiği kararlarda, iş yapış biçiminde ve kaynak kullanımında maliyet unsurunu göz önünde bulundurur

* Faaliyetlerinde fayda/maliyet ve karlılık analizi yapar

* Görevlerinde bütçe hedeflerini dikkate alır, hedeflerin üstünde karlılık sağlamak için yöntemler ve çözümler araştırır

8.Yaratıcılık ve Yenilikçilik:

* İşlerin  etkin ve verimli bir şekilde yapılmasını sağlayacak yeni fikirler üretme, önerilerde bulunabilme ve yeni yöntemler geliştirme

* Farklılıklara, yeniliklere ve değişimlere  açıktır, hayal gücünü kullanarak yaratıcı ve pratik çözümlerle işini geliştirme isteği içindedir     Konulara önyargılardan uzak ve farklı bakış açıları ile yaklaşır

* Sorunlara özgün ve esnek çözümler üretir

* Sektör ve işi ile ilgili gelişmeleri yakından izler, farklı kaynaklardan yeni fikirler edinir

FONKSİYONEL YETKİNLİKLER

Fonksiyonel Yetkinlikler, işletmelerdeki departmanların  ihtiyaçları doğrultusunda hazırlanmış ve tanımlanmış olmalıdır.  Her  dönem  başında,  departman  yöneticileri  kendi  departmanlarının  tüm çalışanları  için  gerek  gördükleri  yetkinlikleri,  bütün  pozisyonlar  için  aynı  olmak  üzere seçerek, Temel ve Yönetsel Yetkinlikliklere ek olarak uygulanmasına karar verirler.

1. İş Bilgisi:Yaptığı işle ilgili olarak gerekli ve ilgili her türlü iş bilgisine (mevzuat, piyasa, rakip, sektör, ürün vb. bilgisi) ve becerisine sahip olma ve kendini bu konuda sürekli güncel tutma

2. Süreç Bilgisi: İşinin içerdiği süreçleri bütün aşamaları ile kavrama, süreçte yaşanacak sorun ve ihtiyaçlara duyarlı olma, sürecin gerektirdiği uzmanlık bilgisine sahip olma

3.  Müzakere  Becerileri:  Şirket   içi  ve  dışındaki   diğer   kişi  ve  kurumlarla  yaptığı görüşmelerde doğruluğuna inandığı görüş ve düşüncelerini tutarlı bir biçimde açıklayabilme, karşı   tarafı  bu  hususlarda  etkileyebilme  ve  karşılıklı   olarak  uzlaşılabilecek   sonuçlara ulaşmayı sağlama

4. Çok Yönlü Beceri Kullanımı: Kişinin işini yaparken kullandığı temel becerilerinin yanı sıra,  gerekli  durumlarda sahip olduğu diğer becerilerini de şirket amaçları doğrultusunda kullanma konusunda istekli olma

5. Titizlik: İşini  yaparken dikkatli ve özenli davranma, gerekli ayrıntıya inme, istenilen standartların karşılanması ve sonuçların elde edilmesi için tüm bileşenleri gözden geçirme

6. Proje Yönetimi: Projeler önerme/oluşturma, aşamalarını planlama, yöntem ve araçları belirleme, iş akışını düzenleme, iş bölümü yapma ve proje ekibini yönetme

7. Analiz ve Raporlama: İşi ile ilgili verilerle/bilgilerle, gerekli analiz ve değerlendirmeleri yaparak ilgililere geribildirim sağlama, rapor hazırlama ve sunma

8.  Temsil Yeteneği:  Diğer  kurum  ve  kişilerle  ilişkilerinde  kurumsal  kimliğe  ve  kurum kültürüne uygun dış görünüş ve davranışlar sergileme, kurumun itibarını korumak ve kurum hakkında olumlu bir izlenim oluşturmak için gayret etme

9. Hijyen Bilinci: Çalışma alanında ve yaptığı işte, gerek kendi gerekse iş arkadaşlarının faaliyetlerinde  etkili  olacak  hijyen  koşullarına  dikkat  etme  ve  ilgili  kural  ve  prosedürleri uygulama

10. İş  Güvenliği  Kurallarına Uyma: Çalışma  alanında  ve  yaptığı  işte,  gerek  kendi gerekse iş arkadaşları açısından tehlike ve risk oluşturan faktör ve durumların farkında olma, bunların olumsuz sonuçlarını önlemek için gerekli kural ve prosedürleri bilme ve uygulama

YARDIMCI / DESTEK POZİSYONLAR  İÇİN TEMEL YETKİNLİKLER :

İşletmelerde çalışan yardımcı personel, şoför, mutfak sorumlusu, dağıtım elemanı,  üretim elemanı,   ofis  servis  görevlisi  vb.  pozisyonlar  için  aşağıda  tanımlanmış   yetkinliklerle değerlendirme yapılabilir;

1.  İş Bilgisi ve görevinin/iş tanımının gerektirdiği bilgi düzeyi

2.  İşi için gerekli araç/gereci amacına uygun kullanma becerisi

3.  Yararlandığı araç/gereç ve benzeri kaynakları tasarruf ilkelerine uyarak ve dikkatli biçimde kullanma

4.  İşini hatasız, eksiksiz ve zamanında yapma

5.  Verilen talimatları, açıklamaları ve bilgileri anlama ve yerine getirme

6.  Şirket içi ve dışındaki kişilerle iletişim becerisi: Bilgi alışverişini doğru kişilerle, doğru iletişim araçlarıyla, zamanında ve eksiksiz yapma, iyi bir dinleyici olma

7.  Gerektiğinde  soğukkanlı  davranabilme:  Olumsuz/olağan  dışı  koşullarda  sakin davranarak görevlerini gerektiği biçimde yerine getirme

8.  Sorumluluk alma konusunda istekli olma: Görevi ile ilgili alanlarda sorumluluk üstlenme konusunda istekli olma

9.  Sır Tutma, iş ortamındaki bilgileri işi gerektirmedikçe diğerleri ile paylaşmama

10. Dış görünüşüne gösterdiği özen

11. Hijyen kurallarına dikkat etme, çalışma alanında ve işinde, gerek kendi gerekse iş arkadaşlarının faaliyetlerinde etkili olacak hijyen koşullarına dikkat etme ve ilgili kural ve prosedürleri uygulama

12. İş güvenliği kurallarına uyma, çalışma alanında ve işinde, gerek kendi gerekse iş arkadaşları  açısından  tehlike  ve  risk  oluşturan  faktör  ve  durumların  farkında  olma, bunların  olumsuz   sonuçlarını  önlemek  için  gerekli  kural  ve  prosedürleri  bilme  ve uygulama

13. Ekip çalışması yapabilme, belirlenen ortak değer ve hedefler doğrultusunda, diğer ekip  üyeleri  ile uyumlu  ve paylaşımcı  bir şekilde  çalışarak  ekibin motivasyonuna ve performansına katkıda bulunma

Sonuç ve Notlarım:

• İşletmelerde yetkinlik bazlı yapılanmaya gidildiğinde, işletmedeki tüm pozisyonlar için gerekli yetkinlik seviyelerinin ve derecelerinin belirlenmesi, bunun göstergesi kabul edilen davranış tanımlarının oluşturulması gerekmektedir. Bu anlamda yukarıda yer alan yetkinlik kavramları ve açıklamaları dikkate alınmalıdır.

• Her işletme yönetici ve/veya sahipleri çalıştırdıkları işgörenlerin sahip olması gereken yetkinlikleri tespit etmeli, işe almada ve performans değerlendirmede yetkinlik bazlı kriterleri  uygulamalıdır.

• Yetkinlik sistemi, işletmelere  mevcut iç kaynakları etkin bir şekilde kullanarak değişime ve gelişime açık sistemler haline gelmelerine imkan sağlar.

• İşletmelerde performans arttırmanın yada üstün performansa ulaşmanın temel kaynağı da uygun yetkinliklere sahip işgörenlerdir. İş görenler sürekli olarak yetkinliklerini arttırma çabasında olmalıdır. Bu safhada da işverenler yetkinliklerini geliştirmek isteyen işgörenlerine destek olmalıdır.

• Belirli bir iş için veya organizasyonun kendisi için bugün çok önemli olan bir yetkinlik zamanla önemini yitirebilir, başka bir yetkinlik ise önem kazanabilir. Yetkinlik sisteminin dönem dönem gözden geçirilip yenilenmesi ,  geliştirilmesi ve  yaşatılması gerektiği unutulmamalıdır.

————————————————————————————————

Kaynaklar:

(1) Vikipedi http://tr.wikipedia.org/wiki/Yetkinlik

(2) TDK Güncel Türkçe Sözlük http://www.tdk.gov.tr/index.php?option=com_gts&arama=gts&guid=TDK.GTS.50966bc52d5de5.47421541

(3) Koç Topluluğu İnsan Kaynakları Uygulamaları http://www.koc.com.tr/tr-tr/Koc_Kariyer/Pages/Koc_Toplulugu_Calisanlarina_Sunulan_Haklar.aspx

(4) Yönetcilerin Yönetsen Yetkinlik Algılamalarına İlişkin bir Araştırma Öğr.Gör.Dr. Melek Çetinkaya http://www.iibfdergi.aku.edu.tr/pdf/11_2/10.pdf s.224

(5) Fresenius Medical Care